Kontaktdaten des Verantwortlichen:
Ampere AG
Katharina-Heinroth-Ufer 1 D-10787 Berlin
Telefon: +49 (0)30 28 39 33 0
Fax: +49 (0)30 28 39 33 111
Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter o.g. Anschrift und der E-Mail-Adresse datenschutz@ampere.de
(1) Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung und Vertragsabwicklung. Die Verarbeitung Ihrer Daten ist nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b EU‑DSGVO für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich.
Im Rahmen der Vermittlung von Energieverträgen kann es erforderlich sein, dass Energieversorger Identitäts- und Bonitätsprüfungen durchführen. Hierzu können die von Ihnen bereitgestellten Daten an den jeweiligen Energieversorger übermittelt werden. Dieser kann die Daten gegebenenfalls an Auskunfteien weitergeben.
Zur Unterstützung der genannten Zwecke setzen wir in bestimmten Verarbeitungsschritten auch KI‑gestützte und cloudbasierte Technologien ein, die nachfolgend näher beschrieben werden:
Nutzung von Microsoft 365 und freiwillige Aufzeichnung von Telefongesprächen
Für die strukturierte Erfassung, Verwaltung und Speicherung von Kundendaten (z. B. über Online-Formulare), zur Bearbeitung von Office-Dokumenten sowie zur internen und externen Kommunikation setzen wir cloudbasierte Dienste von Microsoft 365 ein (insbesondere Microsoft Forms, SharePoint Online, OneDrive for Business und Microsoft Teams). Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur effizienten Organisation unserer Geschäftsprozesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Sofern Sie uns zu Beginn eines telefonischen Kontakts Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilen, zeichnen wir das Gespräch zudem auf. Dies dient der effizienten Dokumentation von Kundenanfragen, der Erstellung interner Gesprächsnotizen (Journaleinträge) sowie der Qualitätssicherung. Die Aufzeichnung erfolgt über Microsoft Teams und wird automatisiert in Text umgewandelt (Transkription). Zur Erstellung einer strukturierten Zusammenfassung wird das Transkript anschließend mithilfe der KI‑gestützten Anwendung Microsoft Copilot verarbeitet und das Ergebnis in unserem internen CRM-System gespeichert.
Die Verarbeitung im Rahmen der Gesprächsaufzeichnung (Audioaufzeichnung inkl. Ihrer Stimme, Transkripte, Zusammenfassungen sowie Metadaten wie Datum und Uhrzeit) erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Audioaufzeichnungen und vollständigen Transkripte werden gelöscht, sobald sie für den genannten Zweck nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch nach 90 Tagen.
Zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungsdaten nutzen wir KI‑Technologien des Anbieters OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, um relevante Informationen aus Rechnungen automatisch zu extrahieren und in unsere Datenbank zu überführen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis eines bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit OpenAI. Personenbezogene Daten werden nur für diesen Zweck verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Weitere Informationen zum Datenschutz bei OpenAI finden Sie unter: https://openai.com/privacy
Zur automatisierten sprachbasierten Interaktion nutzen wir eine Sprach‑KI‑Lösung des Anbieters HoloLogix.AI SE, Mollstraße 32, 10249 Berlin, Deutschland. Die Verarbeitung dient der Durchführung und Unterstützung der Kundenkommunikation, insbesondere der automatisierten Entgegennahme, Analyse und Weiterverarbeitung von Sprachinformationen. Dabei können Tonaufnahmen, zugehörige Transkriptionen sowie darin enthaltene personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Verarbeitung durch HoloLogix erfolgt auf Grundlage eines mit dem Anbieter geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
Zur internen Unterstützung unserer Mitarbeitenden setzen wir außerdem die KI‑gestützte Assistenzlösung Microsoft Copilot des Anbieters Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, ein. Der Einsatz erfolgt zur Unterstützung bei der Erstellung, Analyse und Überarbeitung von Inhalten sowie zur Effizienzsteigerung interner Arbeitsprozesse. Im Rahmen der Nutzung können durch Mitarbeitende auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, sofern diese für den jeweiligen Arbeitsschritt erforderlich sind. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen unserer bestehenden Microsoft‑365‑Umgebung und auf Grundlage eines mit Microsoft geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Nutzung der im Rahmen unseres Microsofts‑365‑Dienste verarbeiteten Daten zu Trainingszwecken der KI‑Modelle findet nicht statt.
Die Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit sie zur Vertragsanbahnung oder ‑durchführung erforderlich ist, sowie ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an effizienten und sicheren internen Arbeitsprozessen. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie unter: https://www.microsoft.com/privacy
(2) Datenkategorien und Datenherkunft
Wir verarbeiten nachfolgende Kategorien von Daten:
- persönliche Angaben (Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, eine gültige E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer [Festnetz und/oder Mobilfunk] und ggf. weitere Daten, die für die Durchführung des Vertrags erforderlich sind)
- Bankdaten (IBAN, Bank, Kontoinhaber)
- Angaben zur Verbrauchsstelle (Zählernummer, Zählerstand, Vertragskonto, Verbrauch, Anschrift der Verbrauchsstelle, MaLo-ID) und weitere Daten, die für die Durchführung des Vertrags erforderlich sind
(3) Datenherkunft
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten haben. Darüber hinaus erhalten wir Daten von Dritten (Marktteilnehmer, Kooperationspartner, öffentlich zugängliche Datenbanken bzw. Quellen im Internet).
(4) Weitergabe von Daten an Dritte
Soweit dies nach Art.6 Abs.1 S.1 lit. b EU-DSGVO für die Abwicklung von vertraglichen Angelegenheiten mit Ihnen und in Vertretung für Sie im Zuge der Vollmacht für die Ampere AG erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehören:
- Marktteilnehmer (u.a. Energielieferanten, Netzbetreiber) und Dienstleister zum Abschluss und für die Durchführung des Vertrages
- IT-Dienstleister zur Aufrechterhaltung der IT-Infrastruktur (einschließlich Anbieter cloudbasierter Dienste wie Microsoft 365)
- Dienstleister zur Adressverifikation
- Inkasso-Dienstleister, um Forderungen einzuziehen
- Externe KI-Dienstleister (z. B. OpenAI) zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungsdaten, sofern dies vertraglich vereinbart und datenschutzrechtlich zulässig ist
Die weitergegebenen Daten dürfen von den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.
(5) Speicherdauer und Kriterien für die Festlegung der Dauer
Wir speichern Ihre Daten für den Zeitraum des bestehenden Vertrags sowie nach Beendigung des Vertrags mit Ihnen für einen Zeitraum bis zum Abschluss der steuerlichen Betriebsprüfung des letzten Kalenderjahres, in dem Sie unser Kunde waren. Bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen, sind wir verpflichtet, die Daten bis zum Ablauf dieser Fristen zu speichern.
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die sich vornehmlich aus dem Handels- und Steuerrecht ergeben (insbesondere §§ 147 AO und 257 HGB), löschen wir diese Daten wieder. Für werbliche Ansprache speichern wir Ihre Daten so lange, bis Sie einer Nutzung widersprechen, Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder eine Ansprache gesetzlich nicht mehr zulässig ist.
Ihre übrigen Daten speichern wir, solange wir sie zur Erfüllung des konkreten Zwecks (z. B. zur Vertragserfüllung oder -abwicklung) benötigen und löschen sie nach Wegfall des Zwecks.
(6) Rechte der betroffenen Person
Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte nach Art. 15 bis 22 EU-DSGVO zu: Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit. Außerdem steht Ihnen nach Art. 14 Abs. 2 Buchstabe c in Verbindung mit Art. 21 EU-DSGVO ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu, die auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f EU-DSGVO beruht.
(7) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 EU-DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
Die Anschrift der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin. Alternativ können Sie auf die für Sie örtlich zuständige Aufsichtsbehörde zugehen.
